¿Qué es un Sistema Punto de Venta?

El Sistema Punto de Venta es un Sistema de Información Computacional que se encarga del registro y procesamiento de datos relacionados con la venta del Restaurante, con el objetivo de facilitar el análisis y el control de operaciones, a fin de eficientar los procesos e incrementar las ventas del negocio. Sus principales usuarios son Cajeros, Meseros, Administradores, Bodegueros, Hostess, entre otros.

En términos generales podríamos definir un Sistema de Información Computacional de la siguiente forma:

El conjunto de elementos, Hardware, Software y Redes de Cómputo, que una vez configurados por Personal Técnico, permite a sus Usuarios, registrar, guardar, procesar, distribuir y compartir información, aprovechando las capacidades de procesamiento del equipo de cómputo.

Cada Sistema posee diferentes elementos, características, funciones y herramientas, pero a continuación mencionaremos las generalidades de un Sistema Punto de Venta y su aplicación en el entorno del Restaurante.

Elementos del Sistema Punto de Venta para Restaurantes

En un Restaurante el Sistema Computacional o Software Punto de Venta se instala sobre computadoras que por sus características y especialización son denominadas "Terminales Punto de Venta".

Las Terminales son distribuidas en las áreas de atención (comedor, mostrador, salones, áreas de espera, etc) y son conectadas a través de una Red de Cómputo a una computadora principal o "Servidor" , situada por lo general en la Oficina del Restaurante.

Te sugerimos prever una instalación de red cableada, por sobre redes inalámbricas, dada la importancia de mantener una conexión permanente y estable entre equipos de misión crítica para la operación del Restaurante.

El "Servidor" es la computadora encargada de transferir, procesar y respaldar datos de operación del Restaurante. Los datos quedan guardados en un archivo denominado "Base de Datos", y sobre este también se resguarda gran parte de la programación del sistema o software punto de venta (productos, precios, empleados, etc.).

Otros dispositivos ("periféricos") pueden conectarse a las Terminales Punto de Venta para facilitar la captura (registro) o salida de datos, como: impresoras para impresión de recibos, scanners para lectura de códigos de barra, básculas porcionadoras de producto, lectores de banda magnética, entre otros.

El uso y aprovechamiento de un Sistema Punto de Venta

En la Terminal Punto de Venta, los Meseros registran pedidos y estos son distribuidos a traves de la red de cómputo a las Áreas de Preparación (Cocina, Bar, Parrilla, etc.) en donde la información del pedido/órden se imprime en tickets, o se muestra sobre monitores de cocina para su lectura y proceder a su elaboración.

Los pedidos/cuentas de clientes, pudieran cobrarse antes o después de entregar el Producto según el módelo de operación,  pero entre más rápido y preciso sea el procesamiento, más rápido será el servicio otorgado a los Clientes, por tanto, mayor sera la eficiencia del sistema.

Por supuesto existen funciones e información de acceso exclusivo a Supervisores, Gerentes o Administradores. Los Gerentes hacen uso de herramientas administrativas en la oficina para imprimir o exportar reportes, modificar los precios, cambiar un menu, etc.

Estos usuarios requieren obtener información para el ánalisis del negocio, por lo que las herramientas de extracción, exploración y distribución de información que conceda el Sistema Punto de Venta, seran un factor clave para facilitar el aprovechamiento del mismo.

Por otra parte, no debemos olvidar considerar que existen diferentes Modelos de Servicio en Restaurantes (Atención a Mesas, Venta a Mostrador, Servicio a DomicilioDrive-Thru) y cada uno tiene requerimientos particulares de utilización.

Ej. Un requerimiento del Servicio a Domicilio es la gestión (guardar, consultar e imprimir) de datos de identidad y domicilio de Clientes. Un Sistema que facilite esta gestión favorece un mayor aprovechamiento de recursos frente a otros sistemas que no lo faciliten.

Es muy importante identificar los requerimientos particulares del proceso de trabajo, pues aun cuando el propietario invierta en equipo de cómputo, si el Sistema no otorga la funcionalidad, entonces no favorece el aprovechamiento y toda la infraestructura e inversión esta siendo sub-utilizada.

El uso y aprovechamiento de un Sistema esta vinculado a la capacidad y flexibilidad para adaptarse al proceso de trabajo y a solucionar las distintas necesidades de sus Usuarios. A mayor capacidad de adaptación mayor aprovechamiento del Sistema.

Uno no deposita su dinero en el Banco que otorgue menores rendimientos, sino que prefiere invertir su recurso en aquello que mayor rendimiento otorga.  De la misma forma, la tecnología brinda un rendimiento que depende de su utilización y aprovechamiento.